Sekertaris Profesional

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Sekretaris Profesional

Sekretaris professional adalah orang yang berprofesi untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas perkantoran yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis, atau kegiatan catat-mencatat denagn penuh disiplin, bertanggungjawab dan berkepribadian baik.

Jabatan sekretaris penting sekali artinya bagi organisasi karena seorang sekretaris menangani beberapa tugas dalam waktu bersama. Komputer dan teknologi perkantoran bukan suatu masalah, bahkan membuat pekerjaan menjadi menarik. Sebagai asisten bagian administrasi membutuhkan kemampuan dalam menentukan prioritas, melakukan koordinasi, dan mengorganisasikan sumber-sumber. Sebagai manajer perkantoran sikap dan perilaku professional akan banyak menentukan keberhasilan dalam pekerjaan sehari-hari.

a)      Mengorganisasikan

Langkah pertaman yang harus dilakukan sebagai manajer perkantoran adalah mendaftar apa saja tugas serta apa saja yang harus dikerjakan dan beri skala prioritas.

b)      Setiap hari , kita adalah manajer waktu

Sekretaris professional yang berhasil adalah manajer ahli mengelola waktu.

c)      Jika memperhatikan jadwal sehari-hari, mungkin kita akan menemukan pengalaman-pengalaman kerja di waktu lalu yang tidak efisien. Pelatihan dapat dilakukan seakan-akan kita sedang menjelaskan pekerjaan rutin pada seseorang.

d)     Rencana jangka panjang perkantoran

Sekertaris professional menyikapi rencana perkantoran sama seperti seorang manajer. Ia mengantisipasi kegiatan perkantoran, merencanakan dan mengkoordinasikannya untuk jangka panjang.

e)      Meningkatkan kemampuan membuat keputusan

Keputusan yang baik bukan terjadi karena kebetulan dan keberuntungan semata-mata, melainkan adanya pemahaan tentang proses penentuan kualitas pengambilan keputusan. Jika kita tiddak bimang, mempunyai kepastian dan keyakinan, maka kita akn menjadi seorang karyawan yang sangat bernilai bagi organisasi.

f)       Meningkatkan keterampilan perkantoran

Kemampuan dan keterampilan harus dilandasi oleh penguasaan keterampilan perkantoran. Dengan beritu, kemampuan kerja dapat meningkat lebih jauh.adapun latar belakang selalu ada kemungkinan untuk meningkatkankemampuan berhubungan dengna profesi.

g)      Pentingnya meningkatkan kemampuan berkomunikasi

Apabila menulis surt, berbicara di telepon atau membuat presentasi maka kita harus mampu mewakili organisasi. Menulis dengan keyakinan

h)      Jadikan setiap surat mempunyai nilai jual

Setiap surat yan dkeluar dari kantor adalah surat penjualan. Surat ini memantulkan citra pimpinan dan organisasi. Sebagai seorang sekretaris, dalam perjalanan waktu dapat turut membangun ataupun merusak citra tersebut melalui cara ketika menangani surat-menyurat.

1.      Syarat – Syarat Menjadi Sekretaris Profesional

Sekretaris harus mempunyai syarat-syarat seperti kepribadian yang baik, mengetahui bahasa dan pengetahuan umum yang baik serta keterampilan atau keahlian kerja perkantoran agar dalam melaksanakan semua pekerjaannya dapat diselesaikan dengan baik dan dapat mempertanggungjawabkan pekerjaannya.Syarat-syarat yang harus dijalani oleh seorang sekretaris untuk dapat menjadi sekretaris profesional sebagai berikut :

a.       Menguasai seluk beluk kantor.

b.      Memiliki ilmu pengetahuan khusus/spesialisasi yang sesuai/relevan dengan aktivitas kantornya.

c.       Menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, belajar maupun menyimak siaran media massa.

d.      Menguasai bahasa dengan baik dan benar sesuai kebutuhan perusahaan.

e.       Berpengetahuan dan mampu melaksanakan tugas-tugas yang membutuhkan keterampilan seperti korespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat, mengoprasikan mesin-mesin kantor, pelayanan tamu.

f.       Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris. (Ursula Ernawati, 2004:21)

2.      Peranan Sekretaris Profesional

Sekretaris profesional sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi, karena seorang sekretaris diharapkan dapat membantu melaksanakan tugas-tugas pimpinan agar dapat berkonsentrasi terhadap pekerjaan manajerial dengan baik. Menurut Saiman (2002:37-38) peran sekretaris yaitu:

a.       Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b.      Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggungjawab.

c.       Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d.      Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e.       Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

f.       Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.

g.      Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat bejalan lancar dan berhasil baik.

h.      Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

i.        Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

j.        Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

3.      Sikap Profesional Sekretaris di Era Global

Sebagai seorang sekretaris profesional di era global, di mana pada era ini telah bergaung apa yang dinamakan era informasi, era komunikasi, era pasar bebas, bahkan era reformasi maka mereka yang bergerak di bidang sekretaris haruslah mempunyai sikap yang memenuhi kriteria profesional, antara lain :

a.       Setia terhadap Profesi

Kesetiaan terhadap profesi merupakan hal yang mutlak bagi sekretaris profesional. Seorang Sekretaris Profesional harus mempunyai tanggung jawab sosial yang tinggi dari sekedar ganjaran/imbalan. Para sekretaris profesional wajib membaktikan keahlian mereka semata-mata kepada kepentingan klien yang mereka layani, tanpa menghitung untung-ruginya sendiri.

b.      Mantap dalam Body of Knowledge dan intelektualitasnya

Mantap dalam Body of knowledge dan intelektualitasnya, dapat diartikan bahwa Sekretaris Profesional di era global haruslah digarap oleh orang yang mempunyai keahlian secara ilmiah. Mempunyai keterampilan-keterampilan teknis di bidang sekretaris yang diperlukan untuk mempersiapkan fasilitas-fasilitas atau pelayanan-pelayanan pokok. Untuk memperoleh keterampilan ini, tentu saja harus melalui masa pendidikan yang lama.

c.       Mengembangkan keterampilan khusus, unik, dan essensial

Agar para sekretaris bekerja profesional dan menghasilkan sesuatu yang kualitasnya baik, maka prinsipnya adalah mereka harus memperhatikan mutu dari keterampilan dan keahlian yang diaplikasikannya, secara spesifik, unik, dan essensial.

d.      Memiliki Kualitas yang Baik dalam Pelayanan Komunikasi

Dengan demikian ia harus menguasai teknologi komunikasi mutakhir bagi pelayanan publik dan memiliki tanggungjawab sosial yang tinggi dibidang profesinya.Keterampilan berkomunikasi menjadi dasar atau pedoman bagi seorang sekretaris profesional dalam berhubungan dengan orang lain atau dalam melakukan berbagai kegiatan.

e.       Menjadi Anggota Ikatan Profesi Sekretaris

Sebagai sekretaris profesional, maka ia harus memasuki keanggotaan dari profesinya, dengan kata lain ia harus menjadi anggota dari suatu organisasi Profesi Sekretaris yang kuat, sehingga dapat membina profesinya.

f.       Taat pada Norma – Norma Profesional

Taat pada norma-norma profesional dapat diartikan harus taat pada Kode Etik dari ikatan profesi sekretaris yang telah ditentukan.

g.      Memiliki Kebebasan Menjalankan Profesinya

Prinsip otonomi diberlakukan bagi setiap sekretaris profesional, karena seorang sekretaris profesional memiliki dan diberi kebebasan dalam menjalankan profesinya.

B.     Kepribadian Sekretaris Profesional

Kepribadian sering diidentikkan dengan identitas seseorang, baik yang menyangkut watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang dalam mengaktualisasikan terus menerus jati dirinya. Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus guna membangun profesionalisme agar sekretaris mampu membawakan dirinya dengan baik di hadapan pimpinan, rekan kerja, dan pihak luar. Kepribadian sekretaris profesional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencakup hal-hal berikut ini :

1.      Mengenal Diri dengan baik

Untuk mengenal diri dengan baik, sekretaris harus jujur dalam menilai diri sendiri. Hal ini akan membawa sekretaris untuk berpikir positif, optimis, dan menghargai orang lain. Kebanyakan orang mengalami kesulitan untuk mengenal diri dengan baik terutama untuk mengakui kekurangan atau kelemahannya. Sekretaris profesional tidak pernah menutup diri dan selalu terbuka dengan siapa pun untuk mendapatkan masukan-masukan bagi pengembangan kepribadiannya.

Dengan demikian, mengenal diri dengan baik dan mengembangkannya secara positif, sekretaris tidak boleh memberikan kekurangan mendominasi hidupnya. Oleh karena itu, ada hal-hal yang perlu dilakukan sebagai berikut:

a.       Menciptakan kepribadian yang lebih baik dalam melaksanakan tugas sekretaris.

b.      Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri.

c.       Menghilangkan kebiasaan-kebiasaan buruk pada diri.

d.      Terbuka dengan rekan kerja mengenai pribadi Anda.

e.       Jangan merusak diri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak beralasan.

2.      Siap untuk Menerima Kritik

Seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik baik dari pimpinan maupun rekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritis terhadap kritik yang diajukan pada kita dan tidak boleh menanggapi kritik secara arogan dan tergesa-gesa dengan mengatakan kritik tersebut tidak pas diajukan pada kita.

3.      Membentuk Sikap Positif

Sekretaris profesional selalu diharapkan membentuk sikap yang positif. Misalnya kita dihadapkan dengan pimpinan yang mempunyai tugas banyak, sehingga tidak jarang pimpinan menuntut lebih dari kita. Bisa terjadi kita kesal atas sikap pimpinan dan menumpahkan kesalahan pada rekan kerja lainnya. Sebagai sekretaris profesional, kita harus memiliki sikap positif atas keadaan tersebut. Kita perlu membantu pimpinan semaksimal mungkin dan mendukung pimpinan.

Bentuk sikap yang positif lain lain dalam diri sekretasi antara lain:

a.       Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada sekretaris;

b.      Ramah dalam menerima tamu walaupum tamu tersebut membuat jengkel sekretaris;

c.       Selalu mengoreksi hal-hal yang baru dikerjakan;

d.      Bersikap tenang atau tidak panik saat menghadapi situasi genting atau menghadapi pekerjaan yang menumpuk dan harus diselesaikan semua dengan segera;

e.       Mau belajar dari kesalahan yang telah diperbuat;

f.       Penuh perhatian terhadap pimpinan dan rekan kerja lainnya;

g.      Bersikap terbuka.

C.    Pola Pikir Sekretaris Profesional

Pola pikir sekretaris profesional yang penting untuk senantiasa dibangun dan dikembangkan adalah cara berpikir positif, konstruktif, dan efektif.

1.      Berfikir Positif

Berpikir positif merupakan cara pandang seseorang terhadap berbagai masalah dengan kacamata yang positif sehingga akan menghasilkan sesuatu yang positif juga. Sekretaris harus memiliki cara berfikir postif karena sekretaris merupakan orang yang dekat dengan pimpinan dan berhadapan dengan pihak luar, termasuk dengan customer. Pimpinan sebagai ujung tombak perusahaan senantiasa dibebani masalah yang begitu kompleks. Tidak jarang sekretaris menjadi sasaran bila ada sesuatu yang kurang beres, walaupun itu bukan mutlak kesalahan anda.

      Beberapa contoh perbandingan seorang sekretaris yang mampu berpikir positif dan negatif dapat dilihat sebagai berikut :

PIKIRAN NEGATIF	PIKIRAN POSITIF
Pimpinan tidak menyukai saya	Saya akan berusaha bekerja semaksimal mungkin agar pimpinan mengetahui potensi saya sebenarnya dan menyukai saya karena kemampuan saya
Saya gagal melaksanakan tugas	Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi

2.      Berpikir Konstruktif

Berpikir konstruktif berarti membangun kesadaran yang bersifat membina, membangun, dan memperbaiki, sehingga kita tidak tenggelam dalam alam yang pesimis dan ketakutan yang tidak beralasan. Bila kita sudah berpikir positif atas segala sesuatu yang hendak kita lakukan atau merupakan refleksi atas kegiatan kita, maka kita tidak harus berhenti sampai disitu. Kita harus membangun pikiran yang konstruktif agar tidak jauh ke pola lama dimana kita banyak mengalami kegagalan atau kesalahan dalam melaksanakan tugas. Contoh berikut ini kiranya sangat membantu untuk mengembangkan berpikir konstruktif.

PIKIRAN NEGATIF	PIKIRAN KONSTRUKTIF
Saya akan bekerja semaksimal mungkin	Untuk bekerja maksimal, saya harus mencari metode baru untuk melakukan tugas yang diberikan oleh pimpinan
Saya gagal tetapi saya akan mencoba lagi	Saya akan mencari usaha agar saya tidak gagal
Saya akan menyempurnakan tugas saya	Tugas dari pimpinan akan saya kerjakan dengan jalan apapun selama itu positif, misalnya banyak bertanya atau membaca banyak literatur

3.      Berpikir Efektif

Berpikir efektif berarti cara pandang seseorang untuk mencapai suatu tujuan melalui kecakapan yang dimiliki. Sekretaris tidak hanya berpikir sampai pada berpikir konstruktif atau berpikir membangun. Namun, ia juga harus memiliki cara pandang yang mengarah pada pencapaian tujuan dengan pemikiran yang praktis dan sistematis.

Dengan demikian, apabila sekretaris sudah memikirkan segala sesuatunya, baik proses maupun hasil yang akan dicapai secara praktis dan sistemmatis maka tugas-tugas akan diselesaikan dengan baik, tanpa banyak biaya (waktu, tenaga, pikiran, uang, atau materil) dan tujuan dapat tercapai sebagaimana yang diharapkan

D.    Perilaku Sekretaris Profesional

Perilaku sekretaris profesional biasanya lebih ditekankan pada cara bertingkah laku dalam melaksanakan tugas dan dalam menjalin relasi komunikasi dengan orang lain. Untuk menjadi sekretaris profesional ada beberapa segi yang dapat dikembangkan sebagai berikut:

1.      Pola Bekerja yang Efisien

Bekerja secara efisien berarti mengembangkan cara kerja yang sederjana dan cepat, menghemat tenaga dan biaya, serta menggunakan sarana yang dapat mempercepat terselesaikannya tugas.

2.      Membangun Hubungan Baik dengan Berbagai Pihak

Salah satu ciri khas sekretaris profesional adalah sekretaris yang mampu membuka diri dan membina hubungan yang baik dengan berbagai pihak: dengan pimpinan, rekan kerja atau dengan relasi dan keluarga pimpinan, serta pihak-pihak lain yang lebih luas.

Membina hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena sekretaris merupakan orang yang selalu dekat dengan pimpinan dan siap membantu dalam melaksanakan tugas pimpinan.

Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan untuk mengembangkan pola pikir yang baik meliputi sebagai berikut:

a.       Kemampuan memberi perhatian walaupun pihak yang kita temui menjengkelkan, bahkan memarahi atau menegur kita.

b.      Kemampuan berbicara dengan jelas dan langsung pada tujuan atau tidak terbelit-belit.

c.       Menampakkan wajah yang ramah.

d.      Kemampuan untuk bersikap terus terang, misalnya mengakui kesalahan bila memang melakukan kesalahan.

e.       Kemampuan untuk memahami orang lain, baik pimpinan, rekan kerja maupun relasi pimpinan.

f.       Terbuka atas segala kritik dan selalu introspeksi atas kejadian yang baru dialami.

g.      Memiliki dayan tangkap yang baik sehingga selalu tanggap akan pembicaraan orang lain.

E.     Penampilan Sekretaris Profesional

Penampilan menjadi poin bagi sekretaris karena sekretaris berperan sebagai “filter” bagi pimpinan dimana sekretaris menerima tamu-tamu pimpinan, mengikuti pimpinan dalam pertemuan-pertemuan. Kita tahu bahwa pimpinan merupakan orang penting di perusahaan, maka otomatis sekretaris tidak dapat membawakan dirinya dengan ala kadarnya karena tamu yang datang akan bertemu dengan pimpinan bukan dengan orang sembarangan. Berikut ini adalah hal-hal yang dapat dipakai untuk menilai penampilan seorang sekretaris :

1.      Kebersihan dan Kesehatan Diri

Sekretaris profesional harus mampu menampilkan jati dirinya, baik melalui penampilan fisik maupun kecakapannya dalam pelaksanaan tugas. Penampilan fisik tersebut dapat dilihat dari kebersihan dan kesehatan dirinya. Kebersihan dan kesehatan sekretaris harus tetap terjaga bahkan harus mengalami peningkatan sehingga menambah rasa percaya diri sekretaris.

2.      Kerapian dan Daya Tarik Pribadi

Penampilan sekretaris tidak hanya harus bersih dan sehat, tetapi juga harus rapi dan menarik, misalnya rambut tertata rapi, busana yang dikenakan tidak kusut. Walaupun sekretaris bekerja sepanjang hari, namun sekretaris tidak boleh cuek untuk masalah kerapian.

3.      Ekspresi Suara dan Tingkah Laku

Jangan mengabaikan suara anda apabila sedang ingin membuat orang lain terkesan. Sebagai sekretaris tidak lepas dari penggunaan suara yang baiku untuk pembicaraan lewat telepon atau langsung berhadapan dengan seseorang. Tentu saja kualitas suara harus diutamakan agar orang lain “betah” berbincang-bincang dengan anda.

4.      Busana dan Tata Rias

Busana yang dikenakan sekretaris akan ikut mempengaruhi penampilan sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris tidak boleh sembarangan mengenakan busana. Penampilan menarik melalui busana yang dipakai bukan berarti harus mahal dan produk luar negeri.

Pada dasarnya orang lebih tertarik dengan seseorang yang mampu menjaga kebersihan dan kesehatan tubuhnya, rapi, tingkah laku yang wajar, serasi dalam berbusana, rias wajah yang tidak mencolok. Anda harus memperhatikan itu semua karena penampilan dapat menunjang pekerjaan. Anda akan disenangi oleh setiap orang karena penampilan anda menarik baik dari dalam maupun dari luar. Ingatlah kata pepatah bahwa penampilan dari dalam (inner beauty) akan membuat orang senang bergaul dengan anda.